A Importância do ERP nas Organizações
Antes dos sistemas ERP, cada departamento da organização teria muito provavelmente o seu próprio sistema informático, de dados e banco de dados. Infelizmente, muitos destes sistemas não seriam capazes de comunicar, tendo apenas uma ou outra capacidade limitada que possibilitava essa troca, desde que compatíveis.
Quando se tem um sistema ERP em funcionamento, geralmente todos os aspectos da organização podem trabalhar em harmonia. Para as grandes organizações isso representa uma maior produtividade e menor diversidade de softwares. Estes produtos visam essencialmente eliminar a redundância de operações e a burocracia, através da automatização de processos. Assim, os módulos que compõem o ERP possibilitam, em tempo real, desenvolver e gerir o negócio de forma integrada. Além disso, as informações tornam-se mais consistentes, possibilitando a tomada de decisão com base em dados que reflectem a realidade da empresa num dado momento.
Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma organização, está sem dúvida, a maior fiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real e, por outro lado, a diminuição da duplicação do trabalho. Algo que é conseguido com o auxílio e o compromisso dos funcionários, responsáveis por fazer a actualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do ERP e que, em última instância, fazem com que a empresa possa interagir. Assim, as informações circulam pelos módulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabrico com o envio da informação para múltiplas bases, desde os stocks e respectivos consumos até à logística do produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes.
Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informações que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutação de acordo com o seu status, à semelhança, por exemplo, do que sucede com a ordem de venda que após percorrer uma série de etapas se transforma em produto final.
Ao desfazer a complexidade do acompanhamento de todo o processo de produção, venda e facturação, a empresa tem mais disponibilidade para planear, diminuir gastos e repensar a cadeia de produção. Uma forma elucidativa de perceber como o ERP revoluciona uma empresa é simplesmente pensar que este ao permitir uma melhor administração da produção, pode levar a que, por exemplo, um investimento numa nova infra-estrutura logística possa ser repensado ou simplesmente abandonado. Neste caso, ao controlar e entender melhor todas as etapas que conduzem ao produto final, a empresa pode chegar ao ponto de produzir de forma mais célere e mais inteligente, permitindo-lhe, por exemplo, reduzir o investimento em stocks.
A tomada de decisão também ganha uma outra dinâmica. Vamos supor uma empresa que por algum motivo, por exemplo, uma mudança nas normas de qualidade, precise modificar aspectos do fabrico de um dos seus produtos. Com o ERP, todas as áreas da organização são informadas e preparam-se de forma integrada para o evento, das compras à produção, passando pelo armazém e chegando mesmo à área de marketing, que pode assim ter informações para mudar algo nas campanhas publicitárias dos seus produtos. Tudo isto realizado em muito menos tempo do que seria possível sem a presença do sistema.
Entre os avanços palpáveis, podemos citar o caso de uma indústria média norte-americana de peças auto, situada no estado de Illinois, que conseguiu reduzir o tempo entre o pedido e a entrega de seis para duas semanas, aumentando a eficiência na data prometida para envio do produto de 60% para 95% e reduzindo em 60% o consumo de matérias-primas. Outra diferença notável: a troca de documentos entre departamentos que demorava horas ou mesmo dias caiu para minutos e até segundos.
Esse é apenas um exemplo. Porém, dependendo do tipo de empresa é possível direccionar ou adaptar o ERP para outros objectivos, estabelecendo prioridades que tanto podem estar na cadeia de produção, quanto no apoio ao departamento de vendas, como na distribuição, entre outras. Com a capacidade de integração dos módulos é possível diagnosticar as áreas mais e menos eficientes e colocar o enfoque em processos que possam ter o desempenho melhorado com a ajuda do conjunto de sistemas.